摘要：随着企业不断发展壮大，企业档案也越来越多。因此，必须进行企业档案管理。文章分析了企业档案管理的方式及问题，初次探讨企业档案管理中存在的社会化问题，以及进行社会化管理企业档案的可行性与必要性。不同类型的企业，档案管理方式与管理需求各有不同，其企业档案管理中社会化问题也不尽相同，所以，选择规范的档案管理机构与健全中介服务市场，是为企业的档案管理社会化提供重要的保障。
关键词：企业；档案管理；社会化；问题
21世纪以来，网络信息科技技术的不断发展，带动了社会经济的发展，全国各地企业如雨后春笋般冒出来。企业的增多，加大了市场经济的压力，也使得企业之间的竞争更加激烈。因此，企业在不断努力创造产品销量和利益，同时降低想方设法降低企业生产成本。而企业档案管理社会化就是为降低企业成本的需要而提出来的。企业档案管理社会化不仅能降低企业生产成本投入，还能提高企业管理水平，最终为企业创造效益。下面就具体探讨企业档案管理社会化的问题。
一、企业档案社会化管理理念
20世纪80年代，改革开放的春风吹遍了祖国大地，改变了经济体制和企业的发展。许多企业都进行了业务外包，利用与整合外部优秀、专业的资源，使得企业降低生产成本，提高生产效率，从而提高企业效益。同时，改革开放也带出社会化分工、社会化服务、社会化管理等词语，并使得企业档案管理社会化初出成型。目前，企业档案管理社会化指的是企业为了降低生产成本，将部分档案管理通过业务分包的形式，分给社会上专业的组织或个人进行管理，使档案管理更加规范、科学，内部管理得到更多利益与竞争优势。企业档案外包业务主要有档案数字加工、档案管理业务、档案库房建设业务、档案管理软件开发、档案管理相关工作业务。
二、不同企业档案管理业务分包需求的分析
1.房地产类企业档案管理分包需求众所周知，房地产类公司涉及开发、销售、物业等工作，档案类型多。近年来，经济发展迅猛，房地产开发公司也越来越多，有些工业企业也加入到房地产开发队伍当中。而房地产开发的项目也越做越大，参与施工单位多，产生许多复杂的工程项目档案。对于房地产开发企业产生的档案，一般都会建立专门的档案管理室，但是由于房地产类公司档案繁多，管理起来仍然存在很多漏洞，单一的企业内部管理，让项目档案就是一堆数字，并不能发挥其应有的作用。所以，更多的房地产开发类公司会把档案管理分包出去，以获得更多优秀的更专业的资源，帮助公司获得更大的效益。房地产类公司档案管理分包业务主要包括帮助企业建设档案管理体系，企业长期的档案管理业务。2.生产企业分包档案业务的需求生产企业主要是以产品为主打的企业，由于生产需要而购入大量的原料，生产过程中涉及产品加工工艺，以及产品后期的销售与售后服务，这些都产生大量的产品档案。由于生产企业的档案类型比较多，有工艺档案、设备档案、原料档案、产品档案、客户档案等，企业为了节约生产成本，一般不会聘请专门的档案管理人员进行档案管理。另外，还会把重要的档案与不太重要的档案分开管理，以便保护企业的商业秘密，防止泄露核心的生产工艺秘密。但是这种分开档案管理存在着非常大的问题，很有可能丢失或者弄乱档案，不利于长期保存档案，以及查找相关档案。企业随着社会市场经济的发展，认识到分开管理档案的弊端和问题的严重性，为了更好的企业发展与更规范的档案管理，更多生产企业需要并选择专业的档案管理组织或个人来承接企业的档案管理工作。3.国有企业档案管理业务的需求一般大型企业都会有专门的档案管理室，而档案管理室归于行政部门管理。在国有企业中，档案管理在原则上按照《企业档案管理规定》或《国有企业文化材料的归档方法》等国家档案管理的法规来管理企业档案。虽然国有企业管理档案方法方式比一般企业规范，但是相对一般企业，国有企业规模较大，档案繁多，管理工作相对复杂。如政府中的档案，会采取统一管理模式，不同等级的政府部门则分级执行档案管理。大型国有企业则较为重视档案管理工作，设立专门的档案管理部门及聘请专业的档案管理人才来做档案管理工作。即使如此，随着社会经济的发展，国有企业的规模不断扩大，档案随之增多并复杂，企业内部的档案管理难度增加，档案管理工作需要分包出去。国有企业将档案管理业务分包出去，不仅有利于企业内部管理工作的进行，还为企业减少不必要的人力资源，同时，档案管理工作更加规范，建立健全更加完善的档案管理体系，获得更多优秀的专业资源，为企业创造更大的利益。
三、分析企业档案管理社会化的必要性
1.社会化企业档案管理降低管理成本、增加资源利用率企业档案管理的社会化不仅能有效降低企业档案管理的成本投入，还能增加企业档案资源的利用效率，企业最终获取更大的效益。企业档案管理社会化的必要性有两方面。一方面，企业将档案管理的工作分包出去，而承接分包业务的组织或个人凭借自身的专业和实力，对档案进行专业化、规范化管理。近年来，承接档案管理的中介机构越来越多，企业投入的管理成本相对减少。另一方面，专业的档案管理机构提供档案管理服务的同时，利用企业的档案信息，整合其他优秀资源，为企业创造利益，实现资源再次利用。一般企业与档案管理机构达成业务合作关系，就会签署相关保密协议。而档案管理机构想要赢得更多的业务和声誉，必须为其合作企业维护并保守档案信息及商业机密，为自身机构长远发展打下良好基础，实现企业与档案管理机构的共同发展。2.企业档案管理的社会化为社会提供更多机会企业档案管理的社会化管理不仅能实现资源的最优化配置，还能为社会提供更多市场，提供更多创业与就业机会。档案管理本来是企业内部管理的问题，但随之企业档案社会化管理的出现，就出现了专业的档案管理机构公司，学校就会培养专业的档案管理人才，市场就会增加更多的档案管理岗位。企业利用档案管理机构的人才技术资源，增强档案资源的利用率。同时，档案管理机构得到相应的发展，满足市场发展的需求。3.有助于实现资源优化配置进入新时期以来，随着市场经济体制不断深入，在这种情况下使得企业员工有以往终身制转向聘用制，这对于提高人才流动性发挥了重要的作用，但从企业档案管理角度来说却让此项工作量及难度都增加了，但企业档案管理社会化地实施能够很好地解决这一问题。首先，企业档案管理社会化不但能够在细化分工情况下借助于外部资料为企业档案管理工作进行服务，进而有效地建设此项工作量与难度，并且专业外部服务地引进还可以在减少企业档案管理诸如人员、设备等方面的投入情况下提升其利用效率。其次，企业档案管理社会化地实施还可以借助于专业的档案管理机构使得社会资源得以有效地利用，并且在统筹社会资源情况下有助于资源优化配置，这也是当前市场经济发展中所提倡的一大重点。
四、分析企业档案管理社会化的可行性
首先，现代科学技术为企业档案管理社会化提供了可行性条件。信息网络技术时代，把地球缩小到足不出户便知天下事。所以，企业利用信息网络技术进行档案管理，能随时随地进行有效的交流合作，为双方节约更多是时间和人力物力，提高了企业的办事效率，从而提升企业的效益。其次，规范的档案管理机构和健全的中介服务市场，为企业档案管理社会化可行性提供了有利保障。最后，从长远发展来看，企业档案管理社会化的可行性是可以满足企业发展需求，也是提高企业效益的有效手段。企业档案社会化管理已经逐渐被各大企业所接受，而档案管理机构也将越来越多，这类中介服务市场也将逐步规范。
五、企业档案管理社会化主要形式
通过对相关文献研究以及结合笔者工作实践来看，企业档案管理社会化主要有三种形式：1.集中统一管理集中统一管理是企业档案管理社会化主要形式之一，目前被广泛地采用，这主要是得益于其相较于以往管理形式具有以下两方面优点：第一，对企业来说，档案集中统一管理形式地应用不但能够在有效地降低此项工作中有关设备与人员投入情况下减少成本支出，同时也有助于提高档案管理利用的便捷性；第二，结合实践来看，以往企业档案工作中采用传统管理形式时，其主要是通过人员级别、所属部门等规则进行分别管理，如此一来便会造成档案管理工作效率性不高，同时相关信息资源地应用率也较低。而集中统一管理形式地应用使得企业能够借助于专业机构对档案开展集中统一管理，这样一来不仅实现了专业化、规范化以及高效化，同时也能够大大地提升企业档案工作效率及应用率。2.集约化管理对企业来说，档案管理工作不仅是其信息管理资产与知识产权重要内容，同时它也会对企业生产经营地有效开展构成一定的影响。在以往企业档案传统管理工作开展时往往是利用一套计算机系统，并且相关管理制度与方法等都不太完善，另外在加上人事流动大的干扰，如此一来便会造成企业档案管理工作量及难度增加。在这种情况下，通过将集约化管理应用到企业档案管理工作中，可以使得此项工作借助于网络及数据管理地应用而极大程度提升档案工作效率及治疗。此外，随着越来越多先进技术及手段应用在集约化管理形式中，这就更进一步提升企业档案管理工作效率、便捷性以及安全性，从而使得企业更好地利用相关信息资源来保障生产经营有效开展。3.实施档案外包，提升企业竞争力随着我国各种企业的逐渐壮大，企业的用工量和业务量的不断攀升，在这种情况企业现有的人力、物力资源对于发展来说本已无法满足企业的发展，这样一来如何解决繁重的企业档案管理工作成为一个难题。而通过实施档案外包规则，借助于档案管理机构为企业档案管理提供了便利，促进企业的管理性发展，业务外包不仅能增强企业对档案资料的需求，提高效率，更能增强企业的竞争力。
六、结束语
随着我国市场经济的不断发展，各种企业的规模不断扩大，企业档案越来越多，档案管理工作难度逐渐增大，解决企业档案管理问题成为企业首要问题。企业档案管理社会化是解决企业档案管理问题的有效措施，专业的档案管理机构为企业提供专业有效的管理服务，同时为企业节约管理成本，降低运营难度，保障档案管理长久保存，便于查找，实现档案信息双重利用，有助于加强企业整体规范有效管理。有鉴于此，上文在充分结合笔者对相关文献研究以及自己多年工作实践经验，重点围绕于企业档案管理社会化问题展开探究，以供广大同行参考。
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作者：刘丽丽 单位：北京京能房山热力供应有限公司