第一篇：电子档案管理总体设计与关键技术
摘要：近年来，人类文明进入到信息时代，信息技术以及互联网被广泛应用于人们日常工作及生活中的各个领域当中，有效提升了工作效率。在档案管理工作中，电子档案取代了传统的纸质档案，因此传统的档案管理方式也需要进行转变，才能够符合人们的使用需求。鉴于此，本文首先对电子档案管理的总体设计进行了探讨，并对电子档案管理中应用的关键技术展开了分析，希望对我国相关领域的发展起到促进作用。
关键词：电子档案管理；总体设计；关键技术
近年来，在社会经济不断进步的背景下，我国各个领域在发展过程中，需要面对更加激烈的市场竞争，在积极提升自身综合竞争力的过程中，档案管理工作的重要性凸显出来。现阶段，我国在积极加强档案管理工作的过程中，增加了对信息技术的有效应用，同时我国政府以及相关企业在运行过程中，电子档案管理系统的应用越来越普遍，极大的提升了档案管理效率，同时也为相关领域的进步提供了有力基础，在这种情况下，积极加强电子档案管理总体设计及关键技术分析具有重要意义。
一、电子档案管理总体设计
近年来，电子档案已经被应用于政府、企业等多个领域，对于提升各个领域的工作效率奠定了良好的基础，然而，在将电子档案功能充分发挥出来的过程中，必须加强电子档案管理的总体设计研究。在应用档案管理信息系统的过程中，需要严格遵守档案管理相关规定，在对各种以开放的软件、数据库、互联网等技术进行综合利用的基础上，对管理措施进行改造，从而提升档案管理的质量，并逐渐形成一个统一而完整的管理系统，促使各项档案管理资源得以充分的利用。档案管理总体设计中，应对这一管理工作中的特点进行充分的掌握，保证所收集的档案具有完整性和全面性[1]。值得注意的是，现代化先进管理技术是电子档案管理系统构建中的基础，将计算机化同档案资源的采集、保存、分类以及使用等进行充分的结合，促使自动化以及数字化成为档案管理工作中的主要特点。电子档案管理总体设计指的是在对各个程序进行应用的过程中，通过高质量的方案来实施档案的收集、管理以及分析等各项工作，在信息时代，计算机是呈现电子档案的主要方式，技术处理在电子档案中的应用必不可少，在将数据库技术以及网络技术应用于技术处理中，接下来对客户/服务器结构进行应用，使用者要想获得相关信息只需要充分利用浏览器即可。值得注意的是，在获取相关信息之前，应首先确认身份，使用者需要将请求发送到服务器，身份的确认工作需要由数据库来实行，相关访问的权利是由服务器给予的，当使用者得到身份确认以后，要想获得自身所需的各类信息，可以在数据库中进行查询。
二、电子档案管理关键技术分析
近年来，我国在加强对信息技术的盐分和应用过程中，电子档案管理技术飞速发展，有效提升了我国的电子档案管理质量和效率，然而信息技术的发展日新月异，我国要想在长期发展中，提升电子档案管理质量，必须加大对电子档案管理关键技术的研究，才能够不断实现创新，本文从以下技术角度出发展开了研究。1、ASP.NET针对这一技术来讲，其拥有较强的灵活性、操作性，其内部存在的多个控件都不需要对ASPX中的代码进行应用，而只需对部分简单属性进行添加，这样一来就可以将空间服务器端的作用发挥出来。值得注意的是，封面的表范是这些控件的主要特点，后台是设计复杂用户接口的主要位置，因此这些控件无法成为开发人员的限制因素，在日常工作中，要想充分利用各个控件，只要严格遵守相关方式，并对个别代码进行添加即可，接下来在访问控件的过程中，可以对编程的方法进行应用[2]。通常情况下，WEB服务器、用户自定义以及HTML控件是ASP.NET的重要组成部分，而HTML控件是框架控件，在HtemIControl种类中，HTML控件可以以直接或间接的方式产生；在ASP.NET当中，WEB服务器被作为第二组框架控件，其同HTML控件位置相同，但是它主要是从WebControl中直接或间接产生。同时，一项传统的表单控件产生于WEB服务器当中，同时其包含的部分控件还拥有较高的级别，在对其进行应用的过程中，可以简化开发工作，相关工作人员还能够对服务器控件进行自主编写和设计。2、代码分离技术CodeBehind即代码分离技术，它产生于ASP.NET之后，通常情况下，在普通的ASP.NET文件中，代码分离技术要想对一个ASP.NET页面进行构建，需要对两个文件进行应用，而设计文件就是其中之一，其扩展名通常情况下包含两个，分别为.ascx和.aspx；而程序代码文件为另外一个文件，扩展名通常为XS和.vb，设计语言在这一程序当中，主要为VB.NET。3、XMLWEB服务在促使Web服务效率得以提升的过程中，需要对特定的框架组合进行应用，即ASP.NETWebMethods。终结点在.sam中，会对相关特定的IHttpHandler类进行发布，这就是ASP.NET，它所提供的文件范本通常很重，其具备的功能包括XML、SOAP、WSDL等，在复杂的XML技术当中，开发人员有效解放了WebMethods[3]。并且，自定义的IHttpHandler的编写工作由开发人员来完成，其所呈现的发挥空间相对较大，但是在进行编写的过程中，通常需要耗费较长的时间，与此同时，调试代码以及测试等环节都是需要耗费大量的人力和时间的，更主要的是，在对自定义的IHttpHandler进行编写的过程中，一定的边界限制还很容易产生于自身的框架组件当中，在对这些组件功能进行开发的过程中，部分情况下还需要对一定的附件进行添加。
三、结论
综上所述，在信息技术不断进步的背景下，给档案管理工作提出了更高的要求。现阶段传统纸质档案的形式开始被电子档案所取代，这给管理工作提出了更高的要求，要想提升电子档案管理质量和效率，积极加强电子档案管理总体设计以及关键技术的研究势在必行。值得注意的是，电子档案管理是一项复杂而系统的工作，要想提升我国的电子档案管理效率，相关工作人员必须在实践中不断努力创新先进技术，并对相关管理系统进行完善。
作者：林丽平
第二篇：电子档案在档案管理的作用
【摘要】随着计算机技术和网络技术的逐步发展，档案管理工作已经逐步从传统的纸质档案管理转为电子档案管理。与传统纸质档案管理相比较，电子档案管理更加快捷、方便、高效，同时能够有效避免纸质档案管理存在的一些问题。本文在分析电子档案在档案管理中作用的基础上，对加强电子档案管理及应用的有效策略进行探究，力争为电子档案管理工作的优化及完善提供参考。
【关键词】电子档案；档案管理；作用
进入21世纪以来，我国社会经济呈现稳健的发展态势。在这样的态势下，我国档案管理工作发生了很大程度的转变，即从原来的纸质档案管理逐步转向为电子档案管理。对于电子档案管理来说，其利用途径一般有三类：其一，提供拷贝；其二，通信传输；其三，直接利用。与传统纸质档案相比，电子档案管理更能体现出快捷、方便及高效的特点。
一、电子档案在档案管理中的作用分析
电子档案管理在实际档案管理工作中具备广泛应用价值。这里结合实际工作，简要总结电子档案在档案管理中的几点作用如下：
（一）能够使人力、物力得到有效节省。在以往的纸质档案管理工作中，部分档案过于重要或过于特殊，为了使这些档案不至于遭受损坏或遗失，就要投入很大的人力及物力。显然，这从经济角度上来讲，是不理想的，而且还存在一定的风险。但是，对于电子档案管理来说，依赖于强大的信息存储、利用功能，就能够快速、高效地实现档案的存储及传输，在归档质量及检索速度上也会有显著的提高，同时可以节省人力、物力。
（二）能够使档案处理更加快速、高效。在传统的纸质档案管理工作中要面对庞大的档案数据，在处理方面需要投入大量的时间及精力，但却因手工处理，往往事倍功半，难以达到快速高效的效果。而对于电子档案来说，采取信息化处理，就能够使档案的收集、存储、分类以及统计均显得快捷而方便，从而使档案处理体现出快速、高效的显著优势，达到事半功倍的效果。
（三）能够使档案文件共享交流更加方便。传统纸质档案受到多方面因素的限制，比如档案本人的权益、档案管理工作人员的职责所在，使得档案文件共享交流难以体现方便的优势。而对于电子档案来说，由于利用计算机技术、信息技术进行存储，在获得权益人允许及管理工作所需的条件下，便能够实现快速查询，进而使档案文件共享交流显得更加方便，就不会有遗漏或损坏等风险问题的发生。
（四）能够使信息交换更具安全性。以往在纸质档案管理工作中，有时会出现档案丢失或损坏等事故的发生，这些事故如果出现会给档案管理工作带来很大的麻烦，甚至是严重的后果。而对于电子档案来说，借助其信息化功能，能够在信息交换过程中显得更加高效和安全。在确保电子档案处于安全环境的条件下，其信息交换便显得更加顺利，这无疑为电子档案管理工作的顺利、有序开展奠定了基础。
二、加强电子档案管理及应用的有效策略探究
通过以上的分析论述，我们可以认识到电子档案在档案管理中的价值作用显著。但是，由于电子档案管理工作需面对巨大的数据源以及相应的工作环境安全等问题，因此，从电子档案管理及应用强化角度去考虑，应采取一些有效的加强电子档案管理策略。具体策略如下：
（一）构建完善的档案应用机制，注重安全性问题的排除。在电子档案管理工作中，档案实现信息化是非常重要的一项工作。要想使这项工作得以顺利、有效地开展，有必要构建完善的电子档案管理计算机信息系统。一方面，要对使用计算机条件下的稳健档案管理工作流程进行改进，使工作流程能够与档案管理的需求相满足。另一方面，要以文件处理流程为依据，做好档案信息化系统软件功能的设计工作。此外，要根据信息系统，构建健全的内部控制机制，确保电子档案的安全性得到有效保障。在加强电子档案管理工作中，要充分考虑到潜在的一些安全性问题，同时采取相应的措施加以解决。1.电子档案管理面对庞大的信息数据，本身工作负荷巨大，而在这样的环境下，有可能存在计算机病毒及黑客攻击等安全性问题。为了使计算机病毒得到有效防范，需安装正规的杀毒软件，定期对计算机进行杀毒；为了使黑客攻击得到有效防范，专业技术人员需对计算机设置防火墙措施。2.在实际工作过程中，如果电子档案归档规范化程度不高，缺乏程序化管理，则电子档案的真实性将会受到质疑。因此，有必要统一管理方法，提高电子档案的规范化程度，并采取程序化管理措施，使得电子档案的真实性得到有效确保。3.对于电子档案来说，存在法律效力方面的问题。一般情况下，电子档案的法律效力是和其载体相关加以确立的。因电子档案缺乏固定的载体，所以在相关法律法规条款制度上存在很大的困难。因此，要借助法律机构的职能作用，确保电子档案的安全性。
（二）对电子档案的利用加以规范。为了使电子档案的利用更加规范、标准，一方面要加强电子档案利用的审批工作，设立严格的审批程序。相关人员如需对电子档案进行查阅、利用，必须经过相关档案主管部门的审批同意。另一方面，要加强电子档案的利用管理。电子档案储存部门在开展该项工作中，要对网络信息技术充分加以应用，务使档案收集管理活动得到有效保障，以便充分体现电子档案收集的及时、高效的优势，并使电子档案实现快速更新，进而使相关人员对电子档案的使用需求得到满足。当然，我们在利用电子档案的同时，也不能忽视纸质档案的一些优势，要做到在电子档案利用过程中结合纸质档案的优势，实现优势互补，进而对电子档案资源进行有效整合，通过创新电子档案管理模式，最终为电子档案需求利用效率和质量的提升奠定坚实的基础。此外，为了使电子档案的利用显得更加规范，还有必要遵循一定的原则：其一，如电子档案内容不属于完全开放的范畴，则需避免拷贝使用，设置访问权限。其二，对于部分电子档案，有必要采取加密处理措施，并定期或不定期对使用的密钥进行修改。
（三）努力提高电子档案管理人员整体素质。做好电子档案管理工作必须以提高电子档案管理人员的整体素质为基础，进而推进整个电子档案管理工作的优化和完善。一方面，要对电子档案管理人员加强思想教育，让管理人员充分认识做好电子档案管理工作的重要性，促其加强学习，并在实际工作中发挥积极作用。另一方面，要对电子档案管理人员进行业务培训，实行“理论＋实践”的培训模式，使档案管理人员在档案著录、标引、检索以及编研方面的能力得到有效提升。总之，要通过提高电子档案管理人员的整体素质，发挥电子档案在档案管理中的重要作用。
三、结语
通过本文的探究，我们可以认识到电子档案在档案管理中的作用显著。运用电子档案不仅能够使人力、物力得到有效节省，使档案处理更加快速、高效，使档案文件共享交流更加方便，而且还能够使档案信息处理更具安全性。为进一步强化电子档案管理工作，有必要构建更为完善的档案应用机制，对电子档案管理利用加以规范，同时提高电子档案管理人员整体素质等。相信从以上方面进行努力，电子档案管理工作将能够得到有效强化，并不断趋于完善。
作者：周茂玉 单位：福建省宁德市古田县广播电视事业局
第三篇：农业机械电子档案管理的重要性
摘要：随着我国经济的快速增长，国家对“三农”的愈加重视，促进了我国农业机械化事业的蓬勃发展，档案管理的信息化、数字化、高效化已经成为农业机械电子档案管理工作的必然趋势，农业机械电子档案管理也是适应社会的改革创新和发展进步的必然需要。
关键词：农业机械；电子档案；改革创新；发展
1农业机械电子档案管理的重要性
1.1农业机械电子档案管理是社会发展的必然要求
随着当今科技发展的日新月异，农业机械电子档案管理系统的开发与应用也顺应了社会发展的潮流。在“科技支撑、科技引领”的大形式下，必然要求农业机械电子档案标准化、规范化、程序化，强化农业机械电子档案系统的不断完善，软件升级，具有实际操作的应用价值，农业机械电子档案的数字信息、计算机检索、查询是电子档案的重要组成部分，充分体现出农业机械电子档案管理工作的重要性。
1.2运用农业机械电子档案管理系统有利于农机档案的优化完善
随着新型农机具的大量推陈出新，由此产生各种类型的农业机械档案资料，这就需要电子档案数据中心把档案资源整合起来，进行集中搜集、整理、保管和利用，充分发挥电子档案数据中心在数据处理、信息利用方面的重要作用，将电子文件信息的价值最大化，更好的服务于农民，服务于社会。
1.3农业机械电子档案有利于建立健全农业机械化服务体系，更快更好的服务于农民
利用计算机网络、先进科技、信息化手段将农业机械档案信息资源和最前沿的致富信息传输给农民，发挥出农业机械电子档案的社会效益。电子档案在查找方面更加便捷、高效，对已经归档的驾驶员和农业机械都可以通过检索快速查找出来，如果发生肇事逃逸事故，警察便可以通过电子档案的清晰照片及有关详尽资料可以轻松快速破案，使其具有更高的实用性。
1.4节省人力、物力、财力，便于更加简洁、高效的工作
纸质档案的工作人员需要手动填写每一位驾驶员的姓名、身份证号码、身体状况、地址、电话等基本信息和拖拉机的产地、出厂日期、发动机号、型号、大架号等内容，这样工作量大、工作效率低，非常不利于文档的保管和存储。而建立了农业机械电子档案管理系统，尤其在拖拉机办理过户、变更时，可以在计算机上简单操作保存即可，实现了档案数据的一次录入可以多次使用的目的。对于有转出和新增人员和车辆，可以及时注销和增添，确保数据详实准确，提高工作效率，减少劳动强度。
2农业机械电子档案管理中存在的问题
2.1电子档案管理信息化、科学化程度不高
虽然洮南市已经装备了计算机网络系统，但电子档案管理系统还不完备，只能从事简单的检索、搜集、整理、备份等业务，缺乏主动参与意识，在为农业机械系统服务和社会化服务还有一段距离。
2.2有关部门对农业机械电子档案管理工作缺乏足够的重视
档案管理工作人员属于幕后工作者，由于领导的忽视，导致兼职管理、无人管理、多人管理现象，再加上管理人员意识淡薄、责任心不强等，必然造成档案材料的不完整性和不确定性。2.3管理维护水平欠缺农业机械电子档案容易受磁场、湿度、机械振动等外部因素影响，工作人员对其管理存在推诿、敷衍等现象，使其定期的保养维护也不尽及时。
3进一步加强对农业机械电子档案的维护与管理
3.1确保农业机械电子档案的安全性、可靠性
由于电子档案存储载体的特殊性，就要求电子档案管理人员定期对所在环境的温度、湿度、洁净度等进行严格检测，使得存储介质不受任何外界因素影响，确保农业机械电子档案的可靠性、安全性。
3.2保证农业机械电子档案的原始性、真实性、完整性
由于互联网的“开放性”使得电子档案的安全性受到威胁，这就要求建立定期检测、备份制度和电子档案的存储、查看、定期维护制度，避免档案损毁，以维护农机电子档案的原始性、真实性、完整性。
3.3加强对农业机械电子档案管理人员的培训
重视对农业机械电子档案管理人员的管理和培训，有针对性的培养专门技能和专业知识的电子档案管理人才，有计划的组织进修培训，培养出具有热爱档案事业、甘于清苦奉献的管理人才。
作者：胡艳辉 单位：洮南市农机局