一、新形势下企业文书资料管理的基本要点
（一）重视对重点及关键文件的管理工作。重点及关键性的文书资料在广电企业的战略发展中起着重要作用。此外，考虑到广电企业在书面和口头记录、文件、讲话稿、会议记录、各项纪要、报表等文书资料的繁多性，管理部门受到自身能力以及人员的限制很难对所有的文书资料加以整理和汇总。针对这一客观现状，文书资料管理部门在管理内容上要把注意力放在重点和关键文件上。
（二）重视文件的梯度管理和分类管理。在对重点和关键性文件加以重视的基础上，还要从管理方法上加以重视。针对文件的多样性和丰富性，广电企业首先需要对文件进行分级和归类，将待整理的文书资料按照一定的标准和相关性分出等级和类别，然后依据标准对其进行梯度管理和分类管理。对这种管理方法加以重视能够从根本上提高文书资料管理人员的工作效率，同时还能够更方便地为企业提供基础服务。
二、目前广电企业文书资料管理存在的突出问题
（一）文书本身质量不高，不利于保存查找。在广电企业对文书资料保存查找的时候往往会出现不利于保存、不方便查找的问题，究其原因，主要在于文书本身的质量存在缺陷。如在文书的制发过程中经常会出现用纸、装订和附件不规范，文种使用不恰当、办理程序违规、原稿不全面、编号不清等问题，这些都会严重影响文书的质量。质量不达标的文书在保存过程中给管理人员增加了工作负荷，甚至影响到了相关文书的保存；在需要查找文书时，这类的文书也会给查找人员带来困扰，延长查找时间，有时还查找不到。
（二）文书资料收集范围模糊，收集时效性差。当前，我国针对企事业单位的文书资料的收集范围还没有相关的制度或者办法给以明确的界定。广电企业自身也没有相应的标准来规范本企业的文书资料收集范围。面对种类繁多、数目巨大的文书资料，管理人员往往无从下手，没有切实的标准来区分文书资料的重要性和关键性，故而，通常情况下实行“一把抓”的方法，将所有的文书资料进行收集，这不仅加大了工作人员的工作量，同时还拖延了文书资料收集工作的时间，进而影响到收集的时效性。
（三）仍在沿用手工资料管理模式，资料共享受限。在当前科学技术快速发展的形势下，各行各业都开始将科技创新作为企业发展和管理的重点。但是，在广电企业，因为重视程度不够，企业管理层没有充分认识到文书资料管理工作的重要性，没有给予足够的财力和精力帮助相关部门来进行科技创新，使得文书资料管理机构目前仍然采用手工资料管理模式。这种模式已经远远不能满足生产经营活动日益增多的广电企业的需要，也不能够帮助日益细化和网络化的企业各个部门对资料共享的需求。（四）企业资料管理人员的素质有待提高，培训不足。通过对广电企业现有的文书资料管理人员的调查，发现大部分的管理人员的素质都较低。主要表现为专业技能缺乏、责任意识差、缺乏改革和创新意识和能力等。在工作进行中，往往会出现各种纰漏。另外在知识能力方面已经不能够适应当前文书资料管理的需要，尤其在信息化建设、管理创新上毫无建树。这一问题主要是由现有管理人员的专业化水平不高以及企业对其提供的培训不足造成的。
三、若干提升文书资料规范化管理能力的措施
（一）规范公文制发程序，实现文书资料标准化管理。为了提高文书自身的质量，广电企业需要对公文的制发程序加以规范，从而实现文书资料的标准化管理。首先，要提高文书管理人员的质量意识，从心理上对文书的质量给予充分的重视，只有重视度上来了，才能与后期的规范化工作搞好配合。其次，对公文制发程序加以规范。在收集环节，要对公文的载体质量（即用纸）、装订方法以及附件形式等依据广电企业自身的特点制定详细的标准，对文书所用的文种加以明确，同时制定相应的办法来对办理程序加以约束，另外，在收集文书时要保证原稿的齐全性。在制发过程中的整理环节，要特别注意公文的编码和分类工作，要做到认真、负责和细心。在文书的借出环节，要制定规范的借阅手续，并在实际工作按照规定严格执行，确保文书的及时归还和完整性。
（二）科学制定文书资料收集范围，重视归档立卷环节建设。广电企业要根据自身的企业特点以及需求对文书资料的收集范围进行科学的界定。如对需要收集的文书资料的类型、性质、内容范围等能够体现文书资料自身价值的相关因素进行科学地划分，依据不同的标准分出层次和等级，并形成文字标准，同时为了提升工作人员的工作效率，还可以充分利用当前先进的软件技术将文字标准加以数字化，使得文书资料收集方位更加科学。另外，广电企业还要对文书的归档立卷环节建设加以重视。要对在收集范围内的文书进行详细的分门别类的整理，在这个过程要求相关工作人员具备强烈的责任意识，同时严格按照单位制定的归档分类标准和相关规范来，此外，还要对案卷和组卷等的质量进行严格的审核，把握质量关。最后，对归档立卷的流程加以规范，包括标题制作、列提纲、添加附件、印发科室、文件选用、发文范围、还有文号编发和标题字形等。
（三）推进文书资料管理的信息化建设，提高管理工作效率。当前，在一些科技较为发达的现代化企业中早已经将信息化建设投入到企业的文书资料管理工作中。广电企业应当充分借鉴这些企业的成功经验，大力推进文书资料管理的信息化建设。信息化建设主要是借助于计算机技术、软件技术来实现。计算机作为一种现代化的先进工具能够智能化、高效地处理庞大的信息。这正好与广电企业文书资料众多的特点相吻合。有了计算机硬件的支持，再加上软件技术（广电企业可以自主完成或者委托相关研发机构来对自身的文书资料管理进行数据化处理），信息化建设基本可以实现。通过现代化技术的应用能够在很大程度上规范和简化文书资料管理中的资料收集、整理和归档环节。此外，在借阅环节，能够凭借网络信息化平台，文书资料借阅者通过授权可以快捷地查阅到所需的资料。总之，文书资料管理的信息化建设不仅能够方便管理者操作还方便了使用者，即在很大程度上提高了管理的工作效率。
（四）加大对企业文书处理工作人员的培训，提高文书处理水平。为了提高广电企业文书处理工作人员的综合素质，提高其处理文书的能力水平，弥补大部分工作人员专业化程度低的缺陷，企业需要从多个途径全方位地对相关工作人员开展培训工作。所谓多个途径，即通过公共课培训、移动授课（借助于手机、笔记本电脑、移动平板、MP4等工具以及视频软件来实现）、外派考察学习等方式对员工开展定时或者随时的培训。全方位培训即针对文书处理工作涉及到的各个环节都要安排相关的培训，确保工作人员对整个处理工作都能够熟练掌握，并在此基础上加以改进和创新。
四、结束语
综上所述，在当前企业日益壮大、信息化逐步广泛的形势下，广电企业的文书资料管理工作在多个方面需要加以规范。本文即从这些方面出发提出了一些具有可行性的加强规范化的对策，如对文书的制发程序加以规范、科学化划分收集范围、引入信息化建设以及加强对工作人员的培训等措施。通过这些对策的实施能够有效地提升广电企业文书资料管理的规范化程度，进而更好地体现该项管理工作在整个企业发展中的价值，同时在很大程度上提高管理工作的工作效率，从而为企业降低成本、增强效益尽自己的微薄之力。
作者：聂云莲 单位：内蒙古广播电视网络集团有限公司综合部
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