【摘要】随着社会经济的发展，信息技术在人们日常生产生活中的作用越显突出，就以办公室档案管理来说，电子档案成为当下办公室档案管理的主要方式。尤其是机关党委的电子档案关系到地方人力资源等重要信息，对电子档案做好保密工作，对机关党委办发展来说，极为重要。本文对办公室电子档案安全保密工作进行研究，着重分析了当下电子档案的发展情况，并就安全保密工作展开了相关探讨和分析，以期找出有效措施，解决电子档案的安全保密问题。
【关键词】办公室；电子档案；安全保密工作
科学技术的进步，促进了信息技术与人们生活的进一步融合，信息技术在人们日常工作中的作用越显突出。在这样的背景环境下，利用数字信息技术进行办公室电子档案管理，成为当下机关事业单位进行人力资源管理工作的必然选择。但是电子档案在进行数据存储过程中，由于网络信息传输的匿名性以及无序性，电子档案可能遭到外部程序入侵，导致电子档案信息丢失，对机关事业单位发展造成了极为不利的影响。针对这一问题，加强办公室电子档案的安全保密工作就显得尤为重要了。本文对办公室电子档案的安全保密工作进行研究，以笔者自身的经验为主，探讨了身为档案管理工作者，在新形势下，如何根据电子档案的新特性，做好电子档案管理的安全保密工作。
一、建立科学的电子档案安全保密管理制度
办公室电子档案的安全保密工作要想顺利进行下去，建立科学的电子档案安全保密管理制度，是首要前提。安全保密管理制度，作为电子档案安全保密工作的制度保障，能够对电子档案的日常应用与管理进行有效规范，保证电子档案在查阅过程中，能够按照相关程序进行，避免由于管理的疏忽，导致电子档案信息泄露。同时，电子档案安全保密管理制度，能够对电子档案的整理进行有效规范，使电子档案的入编、入柜、密码管理等工作井然有序，避免因电子文件本身的复杂性，造成电子档案管理工作的混乱，影响电子档案管理工作的效率性。科学的电子档案安全保密管理制度的建立，要注重从电子档案本身进行管理，具体内容主要表现在以下几个方面：第一，电子档案在进行信息搜集过程中，必须保证电子档案的真实性、完整性，并对档案保存方式进行有效管理，使电子档案的存储能够符合相关标准，方便日后的查阅工作。第二，在进行电子档案存储过程中，要注重对电脑环境的有效检查，避免电脑染上病毒，对一些重要的文件，可做有针对性的保密措施。例如将电子档案按照重要性分为A、B、C三类，A类电子档案为机密文件；B类电子档案为重要文件；C类电子档案为一般文件，这样一来，根据文件的重要性，可以有区别地做好安全保密工作，这在很大程度上加强了电子档案的保密措施。第三，电子档案存储过程中，要对存储方式进行有效选择，并建立与电子档案信息相对应的数据库处理系统，保证电子档案在存储工程中的安全性。
二、注重高效率、专业化的电子档案管理团队建设
随着社会经济的发展，信息技术在人们日常生产生活中的作用越显突出，在这样的背景环境下，利用电子信息技术进行档案管理工作，成为当下机关事业单位发展过程中的必然选择。本文对这一问题的研究，主要以笔者的实际工作为主。信息技术应用于档案管理中，对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击，最为直观的表现就是档案管理者专业化技能水平要求不断提升。传统的档案管理模式要求档案管理者具备档案管理知识即可，但现代化的电子档案管理，要求档案管理者具有相关专业知识的前提下，对计算机技术也有较高的要求。对此，建设一支高效率、专业化的电子档案管理团队，对于提升电子档案安全性来说，具有重要意义。高效率、专业化的电子档案管理团队建设，要牢牢把握以下几点内容：第一，档案管理人员要变革传统观念，注重坚持与时俱进，不断地进行学习，掌握新的档案管理知识，只有这样，才能更好地面对复杂的电子档案管理工作，保证电子档案管理更具安全性。第二，要加强档案管理人员的专业化技能水平培训，注重传授电子档案管理工作方法，使档案管理人员具备一定的计算机知识，能够对影响到电子档案安全性的网络问题进行简单处理。第三，注重提升档案管理人员的责任意识，在电子档案管理工作过程中，能够对相关信息守口如瓶，不对外泄露公司秘密，具备较高的职业道德素质。同时，在机关党委办进行公文处理工作，具有一定的特殊性，不单单要求电子档案管理人员具有较高的专业技能水平，更加注重职业道德教育，确保电子档案管理团队能够德才兼备。
三、办公室电子档案的安全保密工作技术措施
办公室电子档案的安全保密工作，除了涉及管理和人员专业知识方面外，还与计算机网络安全风险有着较大的联系。随着科学技术的进步，计算机网络安全环境问题成为计算机应用过程中一个不可避免的风险问题，恶意程序的破坏、木马病毒的威胁，是造成电子档案信息泄露的又一关键影响因素。因此，在实际工作过程中，针对网络环境安全性问题，机关党委办必须采取有效措施予以解决。本文关于这一方面的研究，认为加强电子档案安全保密工作，要注重从以下几点进行考虑：
（一）设置防火墙。防火墙是计算机系统的主要保护设施，它能够有效地对一些恶意程序进行拦截。办公室电子档案管理过程中，要注重对用户计算机上设置防火墙，避免电脑系统遭受外来程序攻击，窃取电子档案信息。
（二）设置电子档案管理密码。电子档案在进行数据存储过程中，可以设置管理密码，当外来程序入侵计算机系统时，在访问电子档案需要进行身份认证。这样一来，相对于为电子档案的安全保密工作提供了双保险，极大程度地保证了电子档案信息避免被盗取。
（三）信息加密。信息加密是“双密钥码”法的具体应用，它与设置电子档案密码不同，它针对信息本身。在进行电子档案信息查阅时，只有解除信息加密，才能还原信息，有效地避免了信息泄露。综上所述，本文着重分析了办公室电子档案安全保密工作的有效措施。通过本文的分析，我们不难看出，在进行电子档案安全保密工作时，只有从干部本身、电子档案安全保密管理工作、电子档案网络环境三个方面着手，才能够全面、有效地保证电子档案的安全性，避免重要信息泄露。
参考文献
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[2]俞林.档案管理保密工作探讨[J].扬州职业大学学报,2013(04):66-68.
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作者：简远征 单位：中共龙岩市永定区委办公室