档案信息化管理及安全问题

一、房地产企业档案信息化管理存在的安全问题

随着经济的发展，房地产企业的发展也是一片繁荣，竞争也是尤为激烈，企业的物业管理档案、售后服务档案等信息是竞争的有力保障，安全性尤为重要，而信息化的档案管理在给企业管理人员带来了很大的方便的同时，也出现了一些安全隐患，因此，企业管理者在实行档案信息化管理的过程中，要注意一些安全问题，防止出现对企业造成损失。

（一）计算机负面影响对档案信息的危害

对现代信息存储的主要载体—计算机来说，最大的威胁就是病毒，档案电子管理系统以及在电子文档进行传输的过程中等方面，都有可能被网络病毒侵入，盗取、篡改档案信息等，都会造成企业的损失。例如，网络病毒在侵入房地产企业的电子档案库后，删除了用户的信息，这对房地产企业来说，无疑是巨大的打击。

（二）保存期间的安全性问题

电子档案是需要长时间存储的，很容易会出现意外的情况，对档案产生影响，比如计算机本身的问题，包括使用寿命、人为因素等，都会对电子档案造成威胁，管理者必须认真对待，保护好信息的存储。

（三）信息化管理真实性难以确认

传统的档案信息都是以纸质存储，企业会在纸质版的档案上做出标志，如管理者签字或者盖章等，容易区别档案的真假，而采用信息化管理之后，电子版的档案可复制性非常强，也很容易被他人修改，对档案的合法性、真实性的鉴定工作很难进行。所以，档案管理人员要积极面对现代信息化管理过程中存在的安全性问题，并采取适当的措施，为企业的发展提供保障。

二、积极采取措施应对档案信息化安全性问题

房地产企业档案信息的安全直接影响到业绩的发展，虽然现代信息化管理的方式有很多优点，但企业管理者要认识到安全性问题可能带来的损害，要对其加以重视。

（一）建立健全完善的管理制度

第一，要明确电子档案制作人员的责任，并对产生的后果负责，企业要派遣专人分工合作，对电子档案进行复查，防止因为某些因素导致初始样本出现差错；第二，要对电子档案进行积累，房地产企业对客户信息的积累很重要，经过企业领导人审核过的档案要保留备份，不能出现需要时找不到的现象；第三，要加强对电子档案使用的监督管理，企业的档案要有三份，存入库中后未经企业领导人同意不可以外借，对使用者进行监督，防止在其使用过程中做出影响企业利益的行为；第四，建立完善的检查制度，在电子档案入库之前，要对其进行全面仔细的检查，核查内容的准确性，与纸质版的一致性，电子文档的安全性，防止带入病毒入库；第五，完善电子档案的保存制度，保管人员要对电子文档进行设置，使其处于只读状态，不能随意修改，在因为特殊需要对电子文档进行转换格式等时，要注意保持档案信息的完整性，防止信息的丢失；第六，完善电子、纸质双存储制度，虽然信息化管理是主流，但电子档案存在较多的安全隐患，受到多种条件的制约，纸质版档案的一些功能仍然是电子版无法替代的，如不易修改，物理保存时间长、档案信息可靠性较高等，所以，纸质版的档案还不能完全被电子版的档案所替代，很多大型企业都是采用信息化管理和纸质版档案管理双向房展的方式，我们需要存储一份纸质版的备份，作为企业的原始信息，以供查询档案的真实性，而对电子版则要注重于管理、利用方面，两者结合共同为企业创造利益。

（二）在技术层面加强安全性保护

档案信息化管理就是基于高科技层面的，因此在技术层面的保护非常重要。第一，要加强对企业档案的使用权限监控对使用者的身份进行验证，杜绝非法人员窃取信息的事情发生，可以采用给合法用户发放固定的号码，并设置密码，这样有效的防止信息被窃取，还可以按照档案的重要程度对其划分安全等级；第二是对档案进行加密，从技术层面来讲就是对数据进行一种计算机算法处理，使之成为不可读出的密文，企业管理者拥有查看档案的密码，在文件的传输过程中，发送方使用明文密码发送，接收方只有在管理员输入密码之后才能读出原来的档案信息，加密和解密采用不同的密码，这样不法分子即使盗取了档案文件也不能打开，很好的保护了档案信息；第三是对档案文件进行禁止编辑设置，利用一些计算机软件，将电子档案文档设置成只能查看，不能编辑的状态，这样，用户只能对档案实行查询的功能，不能对其进行其他任何的操作，保证了档案信息的真实性和可靠性；第四是加强网络监控，在外部网络与企业网络之间设置防火墙，对档案信息的输入和输出进行监控，并做记录保存，对不能识别的用户禁止访问，对安全级别很高的档案禁止输出等，确保档案信息库的安全；第五是加强签署技术的应用，签署技术是为了证明档案的出处及可靠性，主要包括两种技术手段，即手写式和电子证书式，手写式是管理人员在手写输入板上签名，通过技术转换，保存在电子档案里，证书式签名是文件管理者对其进行加密处理，另一使用者按照解密算法对文件进行解密，有效的保证了电子档案的安全；最后一点是要综合加强电子档案信息的安全，做好数据备份，升级技术手段，防范计算机病毒的侵袭或对文档的改动。

（三）建立综合性强的专业队伍

企业要广招人才，逐步建立起一支既懂得房地产运营，又懂得档案信息化管理的专业队伍，培养他们成为企业档案管理的先驱力量。让他们运用高科技的手段和现代化的管理理念来完成档案管理的工作。加强管理者的意识观念，正确引导他们多学习专业知识，掌握现代化管理技能，提高综合素养，扩展视野，做好新时代的档案管理工作。传统的档案管理以纸质版为主，而新时代的档案管理利用计算机，档案的输入、修改、整理等流程都被大大的简化了，既节约时间，又提高了准确性，企业要培养档案管理人员学习掌握并且熟练的运用这些现代化设备的操作方法，降低了人工手写存在的耗时长、易出错的弊端，这对企业效率的提高有着很得大的帮助。

三、结束语

总的来说，档案信息化管理对房地产企业的快速发展起着重要的作用，企业管理者要熟练掌握档案信息化管理的方法，迎接这一新的挑战，注意管理过程中容易出现的安全性问题，升级技术手段，完善管理制度，确保档案信息的安全，为房地产企业的发展保驾护航。

作者：林东芳 单位：深圳市福田区深业置地有限公司

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