传统的档案管理方式具有很大的弊端性，经过档案管理信息化模式到如今的知识管理背景下档案管理，经过了一条很长的路程。要想更好的建设档案管理信息化模式，必须了解档案管理模式的缺陷以及把握改进的措施。下面我们将开始一一研究。
一、传统档案管理的局限性
（一）对人才需求大，耗费时间长。档案的来源极其广泛，加之企业人员规模较大，使得传统档案管理变得异常困难。传统的档案管理需要数量较多的专业人才来进行一一操作，因而既需要大量的人才，同时也需要大量的时间，这给档案管理带来极大的不便，严重影响档案管理的效率。
（二）空间占据较大，长期存放有限。档案材料数量较多，对空间的占用较大。加之近几年来国家对个人档案的重视，使得档案资料数量规模不断加大。几十年的档案也经过一定的积累，造成“档案爆炸”,在这种情况下，传统的档案管理已经不能够继续适用。
（三）查阅不够便捷，检索费时费力。档案由于数量多，年代久远，在查阅起来需要耗费大量的人力和时间。往往需要耗费很长时间去找一份资料。这就造成了企业管理效率低下、人员编辑效率低的情况。
（四）安全性能较低，不利于秘密管理。传统的档案仅仅是用纸来记录的，时间长了，字迹也会退化，容易造成资料缺失，不利于安全保存。
二、信息化时代档案管理
随着信息时代的到来，档案管理也进入到信息化管理模式。由于电子技术、信息手段的不断革新，使得档案资料可以经过数字化的处理进行保存。这在一定程度上为管理人员提供了方便。但是信息化时代档案管理仍旧存在很多缺点。
（一）需要专业人才录入，涉及事项较多。信息化的背景下档案管理仍旧需要专业人员去录入信息，虽然减少了对纸质材料的依存，但是在录入保存方面依旧需要固定的人员来操作管理。信息化下档案信息得不到及时有效的应用与处理，档案管理的质量等都受到一定的影响。
（二）分类原则没有改变，脱离实际工作。在分类的原则上，信息化档案管理仍旧按照传统的规则来分配，造成分类混杂，寻找起来不太方便，脱离实际检索的要求。有些分类依旧采用传统的方式，只是在输入手段上有了相当大的改变。这样，不仅没有方便管理者查询，而且还造成与实际工作脱节，不适应新的发展趋势。
（三）类别型号较多，造成知识管理抵效。档案信息中涵盖的材料是各不相同的，按照其类别不同，本应当将其规划成不同的类别。但是在信息化档案管理下，它们都被用一致的标准来定位了，这样造成档案信息不够明确，管理效率底下，质量得不到保证。
三、基于知识管理的档案信息化建设
（一）知识时代档案管理就是对知识资源进行管理。企业文化中，对企业档案进行深入管理，不仅仅是知识的传递、规范、应用，更是职员快速掌握工作能力，领略企业文化，促进企业工作效率提高和质量得以保证的重要前提。知识资源对于企业来讲，是需要通过专门人员进行参与管理的，它们有一部分更是企业多年来的实践经验总结和成果的堆积，它们在很大程度上代表了企业多年的发展变化趋势和理论成果要求。从这种情况下来看，知识管理就是对企业核心知识和人员资料的管理，而企业文化占据首要。
（二）档案知识要上升到资源管理的进程。档案知识是隐形的财富，需要经过必要的程序和一定程度的规范将其上升到资源管理的进程方面。档案知识是规范化后的知识，企业可以从中汲取到新的理念的文化，促进企业创新发展。只有对企业档案深化处理，才有可能将其实质作用发挥到实处。将隐形的手段运用到实际，有助于档案建设迸发出新的活力，促进档案建设稳定前行。
（三）知识管理会给企业带来新的变化。知识管理下档案管理信息化，可以在很大程度上促进企业内部的决策效率和质量保证，提高员工的工作积极性，加快人力的调动和分配，促进企业更加稳固发展。在知识经济下，档案管理信息化建设能够为企业带来新的价值，能够在很大程度上加快企业自身的战略调整，积极推进改革和创新，在新的时代潮流下勇敢的面对挫折与挑战。
四、基于知识管理的档案信息化管理
（一）提高知识观念，构建资源共享理念。在知识信息化的时代，要建立起真正的档案管理体系，需要提高管理人员的知识理念，加快资源共享意识的培养。将学习知识作为档案管理的一个积极因素，有助于促进人员自身素质的提高和个人能力的增强。面对知识经济的发展形势下，需要企业加快知识理念转变，创新知识管理系统，促进资源共享机制的建立与完善。
（二）提高人员素质，理论指导实践。加强对企业档案管理人员进行素质培养和指导，通过采用带薪学习、科研互换培训方式来帮助企业人员进行档案培训。在企业内部，要加强构建自主交流平台。企业可以通过运用新兴的手段，比如电脑网络、网络图书馆、通报会等方式定时开展知识交流平台运用在线会与、电子公告来帮助学员进行自主交流与指导。
（三）加强管理者业务转型，优化知识服务。档案管理和信息情报内容、文档都几乎属于一个类别的项目工作，如果档案管理人员能够将其三者密切联系起来，将会实现三者优点的发挥。知识管理背景下，我们要强化对企业各部门的档案做好管理，实现资源互享，资源开发与利用，则必须实现人员职能的转变。这一职能的转变能够实现三者的有效结合，促进档案管理的高效化。档案管理在不断的革新，当前知识管理背景下档案管理信息化是适应时代发展变化的结果。我们要着眼于世界发展的潮流，密切关注档案管理的前沿趋势，以应对档案管理过程中的面对的挑战。
作者：姜海龙