摘要:随着信息化社会的发展及农业科技的不断进步,农业科技档案信息化建设刻不容缓。笔者以南通市农业科技档案馆信息化建设为例,结合农业科技档案信息化工作,阐述农业科技档案信息化建设的必要性和重要性,提出农业科技档案信息化建设中必须解决的安全、法律、软件和人才等问题,并针对这几个问题提出自己的认识,建议建立档案安全保障体系,创建电子档案真实性保障系统,制定档案信息化标准,建设综合型档案人才队伍,从而推进农业科技档案信息化建设。
关键词:农业科技档案；信息化；问题；认识
中图分类号:G25 文献标识码:Ａ 文章编号:1672-3791(2015)10(c)-0134-02
信息技术的发展和应用,在对社会发展产生深刻影响的同时,也对农业科技档案工作提出了更高要求。近年来,南通市农业科技档案馆按照国家、省、市档案信息化建设的要求,扎扎实实开展农业科技档案信息化建设,一是建设农业科技档案网站;二是开发网络版农业科技档案管理软件;三是研发档案库房环境远程智能测控系统。笔者结合南通市农业科技档案馆信息化工作的实践,谈谈农业科技档案信息化建设的几点认识。
1农业科技档案信息化建设的必要性和重要性
近年来,档案信息化建设已成为全国各地档案事业工作的重要组成部分。档案信息化建设,是指将档案资源和档案各项管理过程数字化,通过计算机和网络,实行档案资源的合理配置与有序开发利用,实现档案信息资源的社会共享。农业科技档案信息化建设有其必要性。从外部看,这是信息化社会和档案信息化发展的需求;从内部看,这是农业部门和农业科技档案事业发展的要求。随着大量农业科技电子档案的产生以及档案信息利用水平亟待提高的现状,档案信息化已成为农业科技档案管理工作的新战略。农业科技档案信息化也有其重要性。随着时间的流逝,很多纸质档案损坏或遗失,因此,档案信息化能有效地保存档案信息,改善档案信息的保存和备份。另外数字档案也使档案不再局限于空间和地点的限制,方便档案的保管和利用。
2农业科技档案信息化建设中必须解决的几个问题
档案信息化管理功能与传统管理相比,不仅要求档案资源全球化,而且要求档案服务网络化。这两个基本要求对农业科技档案信息化建设来说,不得不解决以下几个不容忽视的问题。
2.1安全问题
农业科技档案网站是一个开放的网站,必然会带来信息安全问题。首先是网络安全问题。农业科技档案信息化的实现得益于网络,但是网络并不是一个十分安全的媒体。网络自身的安全正受到越来越多的威胁,根基于网络的档案数据自然也会受到安全威胁,特别是网络黑客篡改数字档案的行为会造成难以弥补的损失。其次是档案本身安全问题。农业科技档案记载着政治、经济、科技等各方面的信息,或多或少含有机密信息。为保障农业科技档案信息安全,档案馆建立和健全数据安全标准体系、防范体系等安全保障体系,从内部和外部保障档案信息安全。一是增强系统备份与恢复、计算机病毒防治等功能;二是采用多种安全保密技术和措施,如身份认证、访问控制、信息加密等;三是对于机密档案,严格遵守“泄密档案不上网,上网档案不泄密”的原则。
2.2法律问题
电子档案数据失真、科技档案智力创造等会给农业科技档案信息化带来一系列法律问题。第一是电子文件的法律效力问题。档案文件的法律效力源于文件形成的原始性和真实性。原始性、真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据的基础。由于存储介质的可重写性,电子文件在编辑过程中可以不留痕迹地被修改,严重影响了电子文件的真实性和原始性。第二是知识产权问题。档案信息化的知识产权问题主要是数字信息资源的著作权问题。对于享有著作权的档案文献,在信息化过程中必然会涉及权利许可的问题。解决农业科技档案信息法律问题最好的办法是从电子文件的生成到归档全过程,建立起一个统一标准、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式、组织方法、管理制度和技术措施的业务技术规范,从而形成一个严密完整的电子档案真实性保障体系,在此基础上才能制定相关法律法规,取得电子文件的法律效力。针对著作权问题,在信息化之前,如有涉及到著作人权利的,应获得权利人的同意。档案馆对馆藏档案信息进行信息化处理及网上发布,应防止档案版权被盗用、不合理使用等情况的发生,通过在信息化过程中采取印刷馆徽标记、加贴条形码等手段,防止信息被随意下载复制。
2.3软件问题
目前,档案信息化管理的软件有很多,但是却缺少一个统一的标准,导致少数软件之间无法兼容。档案信息化的目的是实现资源共享、信息互通,但是由于没有统一的标准,使得各个行业甚至是同一个行业内的档案资源都无法共享。更为严重的是,档案信息化建设中对于数据格式、开发平台及数据接口也没有统一的标准导致产生了大量异构数据,严重影响了档案管理软件水平的整体提高。如果档案管理软件可以实现共享,那么就形成了一个涵盖各个领域各个行业的数字档案网络,这对于档案的整合,保管和利用都具有重大的意义。假使统一档案管理软件尚有一定难度,则可出台相关的档案标准化规定,在统一的数据格式和数据接口标准下,先期实现各个行业内部的档案资源共享。总之,档案信息化标准建设刻不容缓。鉴于我国农业科技档案各自为政的现状,要尽快建立起一个跨区域跨行业的统一标准的系统,从而使档案的整理编制以及信息化都有标准可依,进而有效的推进我国农业科技档案资源共享。
2.4人才问题
目前从事农业科技档案工作的人员大多为农业技术人员和少量档案专业人员。在一些基层单位,甚至还存在着没有专职档案员的情况,导致部分档案人员不仅缺乏对档案信息化的认识和进行档案信息化的主动性,更缺乏开展农业科技档案信息化建设的能力。这与档案信息化要求的综合型档案人才队伍相去甚远。在档案信息化的过程中,出现了档案人员不懂计算机技术,技术人员不懂档案知识的尴尬情形。档案人员和计算机技术人员在交流时难免有盲点和技术误区,导致档案信息化进展缓慢甚至有返工的情况,进而造成了人力和物力的多重浪费。农业科技档案信息化建设需要精通档案、计算机领域的综合型人才。面对目前缺乏开展档案信息化人才的情况,一是要在现有的档案队伍中发掘人才、不拘一格的启用人才,确保其工作条件,最大限度地发挥人才优势;二是加强对档案工作人员的在培训。针对当前档案工作者知识体系单一的实际情况,不仅要培训档案知识,也要开展计算机专业继续教育,增强档案人员对计算机工作的了解;三是鼓励档案人员参加高层次学历教育,特别是计算机相关专业教育,为档案信息化提供复合型人才。
3结语
以上是笔者在实际工作中对农业科技档案信息化建设的几点认识,要顺利推进农业科技档案信息化建设,就必须建立档案安全保障体系,创建电子档案真实性保障系统,制定档案信息化标准,建设综合型档案人才队伍。对传统管理来说,农业科技档案信息化是一项全新工作,在其建设发展过程中,还会不断有新的问题出现,等待我们去一个一个研究并加以解决。
参考文献
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[3]赵宁燕,王喆,戴中秋.档案数字化建设危机四伏[J].兰台世界,2008(10):6-7.
作者：陈茜茜 单位：南通市农业科技档案馆
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